Kettu metsän reunassa, katsoo kameraan. Vieressä niitykukkia, taustalla suuria lehtipuita.

Tarinat > Viisi vinkkiä ketterään arkeen

Viisi vinkkiä ketterään arkeen

5.5.2021 | Oivalluksia

HUBSin tiimiläisistä koottu Ketterät Ketut -ryhmä on kevään ajan vertaistuen ja tiimioppimisen avulla kokeillut keinoja työskentelyn sujuvoittamiseen. Tässä jutussa jaamme parhaat vinkkimme!

Yhteyshenkilö

Saara Eriksson

Kehittämisasiantuntija, Projektipäällikkö @Sprint

saara.eriksson@tuni.fi

+358405425740

linkedin Saara Eriksson

Tarinan kokosi Saara, kirjoittajina lisäksi Anna-Elina, Kaisa, Maria ja Raúl!

Havahduimme alkuvuodesta tukkoisiin kalentereihin ja siihen nihkeään tunteeseen, kun työt eivät rullaa aivan kuten toivoisi. Kokosimme halukkaista tiimiläisistämme iskuryhmän, jonka nimesimme Ketteriksi Ketuiksi.

Helmikuun ajan tapasimme maanantaiaamuisin ja jaoimme sen hetkisiä haasteitamme ketterän (tai kankean) työskentelyn suhteen. Valikoimme erilaisia menetelmiä viikoittain, joita testasimme työarkeemme. Tähän juttuun on koottu Ketterien Kettujen parhaat poiminnat – kokeile sinäkin ja jaa meille omat suosikkisi sujuvaan työskentelyyn!

Viisi vinkkiä

Ketteryyden nimissä tarjoamme vinkit listauksena heti alkuun. Voit lukea kustakin kohdasta tarkemmin alempaa tai sitten napata vain tämän vinkkilistan!

Valitse viikkoosi 3–5 päätavoitetta
Pidä aamupalaveri itsesi kanssa
Tunnista ja hyödynnä luontainen toimintatyylisi ja vuorokausirytmisi
Rajoita palaverien määrää
Luo omat keinosi päästäksesi kuopasta pois

3–5 tavoitetta viikkoon

Olen kokeillut Auntie -palvelusta saamiani työkaluja oman työn ja työajan järjestämiseen. Parhaiten arjessa on toiminut malli, jossa asetan joka työviikolle 3-5 päätavoitetta ja sivussa kulkee lista tehtäviä, joihin saa tarttua vasta, kun top -lista on suoritettu. Jos viikon päättyessä olen nämä 3-5 päätavoitetta tehnyt, voin olla tyytyväinen viikkoon!

Samoin joka päivälle kannattaa asettaa 3-5 päätehtävää, jotka tehtyään voi olla tyytyväinen päiväänsä. Lisätehtäviä voi tehdä, jos aikaa jää. (Auntie 2020.) Vielä on tekemistä siinä, että työstän vain päivittäisiä päätehtäviä enkä hyppisi tehtävästä toiseen tai panikoituisi tulvivasta sähköpostista.

Niistä päivistä ja viikoista, joilloin olen onnistunut fokusoimaan olennaiseen jää todella hyvä fiilis!
Maria Ruokonen
HUBS valmentaja

Aamupalaveri itsesi kanssa virittää päivään

Varaa arkiaamuihisi päivittäin toistuva Daily Check, jonka pidät ENNEN töiden pariin sukeltamista. Älä siis vielä avaa meiliä tai uppoudu kahlaamaan intran uutisvirtaa, vaan rauhoitu hetkeksi ja kokoa ajatuksesi tulevasta päivästä.

Daily Checkin tarkoituksena on virittäytyä alkavaan päivään tarkistamalla päivän kalenterivaraukset ja suunnittelemalla oma ohjelma tehtävien suhteen sellaiseksi, että se on mahdollista toteuttaa käytössä olevan ajan puitteissa. Mieti käynnissä olevan viikon päätavoitteita ja valitse, mitä tänään haluat ja voit niihin liittyen saada aikaan.

Aamupalaveri itsesi kanssa auttaa virittäytymään tulevaan päivään ja antaa sinulle työkaluja selvitä päivästä ketterästi, mutta myös itseäsi säästäen sen sijaan, että sinkoilet tehtävästä ja palaverista toiseen vailla selkeää suuntaa!
Saara Eriksson
HUBS viestintä & markkinointi

Tunnista ja hyödynnä luontainen toimintatyylisi ja vuorokausirytmisi

Tunnista luontainen toimintatyylisi ja vuorokausirytmisi – ja hyödynnä sitä työsi suunnittelussa. Toisille meistä aikaiset aamut ovat päivän tehokkainta aikaa, toisten aivot alkavat vasta heräillä iltapäivän puolella. Kun tunnistat oman luontaisen vuorokausirytmisi, voit hyödyntää tätä työpäiviesi suunnittelussa.

Vaativimmat työtehtävät, joissa tarvitaan erityistä keskittymistä ja tarkkuutta, kannattaa pyrkiä ajoittamaan oman vireystilan prime-timeen. Myös oma luontainen toimintatyyli ja temperamentti kannattaa ottaa huomioon!

Toiselle pelkkä ajatus työskentelystä erilaisten teemojen parissa erilaisissa työryhmissä saman päivän aikana on painajainen, toiselle taas työn imun ja innostuksen lähde.
Kaisa Kokko
HUBS valmentaja

Rajoita palaverien määrää

Ennen etätyöaikaa meille oli normaalia käydä läpi 2–3 palaveria päivässä, aikaa kului paikasta toiseen siirtymisiin, valmistautumisiin palaverien välillä ja normaaleihin taukoihin. Sekä tietenkin muihin työtehtäviin.

Etätyö on vääristänyt työmäärää, nyt kalentereissa saattaa olla 5–6 Teams -palaveria päivässä, kun enää aikaa ei kulu siirtymisiin. Tehokasta? Ei lainkaan.
Anna-Elina Pekonen
HUBS projektipäällikkö

Hyvä ajatus olisi pyrkiä hyväksymään kalenteriin korkeintaan 2–3 palaveria päivässä. Aina se ei ole mahdollista, mutta tähän olisi hyvä pyrkiä. Kannattaa harkita myös palaverien pituutta uudelleen. Mitäs jos varattaisiin palaverille 45-50 minuuttia tunnin sijaan? Tätä kannattaa harkita palaverin agendasta riippuen, sillä joskus lyhyempi palaveriaika tehostaa tapaamista ja antaa osallistujille aikaa valmistautua seuraavaan.

Luo omia keinojasi päästäksesi kuopasta pois

Jos tykkäät selkeästi strukturoidusta rakenteesta, tämä osio on juuri sinulle. Toisaalta, jos tykkäät kaaoksesta ja ajaudut toisinaan virran mukana vaaralliselle rajalle, jossa tehokkuus ja jopa inspiraatio laskee, ovat nämä vinkit sinullekin hyödyllisiä. Itse viihdyn kaaosmaisessa ympäristössä, mutta joskus on tehtävä korjausliike ja tuotava edes tilkka järjestelmällisyyttä toimintaan. Oletpa sitten kaaoksessa viihtyvä ihminen tai maailmaan järjestelmällisin henkilö, sinun on löydettävä oma tasapainosi.

Arjen kaaos (tai ylijärjestelmällisyys) saattaa viedä sinulta työniloa. Jatkuvasti muuttuvat kuviot ja tyhjästä ilmestyvät tehtävät (johtuneeko etätyöstä?) repivät meitä eri suuntiin. Kovasta työmoraalistasi riippumatta, saatat joutua ”kuoppaan”. Sinun on löydettävä omia keinoja, joilla pääset kuopasta pois.

Itse olen kokenut, että iso kuva ja oman työn merkitys sekä asiakkaille että ydintiimille ovat tässä avainasemassa. Omien keinojesi löytämiseen oma pohdinta saattaa auttaa, ehkä tarvitset myös ystävän mielipidettä tai ammattilaisen apua. Mikset loisi omaa ”Ketterät ketut” -rinkiä, jossa pääset sparrailemaan muiden kanssa!
Raúl Berlanga Zarate
HUBS Valmentaja

Jokainen päivä on uusi mahdollisuus alkaa ketteräksi

Älä masennu, jos joka viikko ei toimikaan kuin rasvattu ja ketteryys unohtuu arjen puristuksessa. Jokainen päivä on uusi mahdollisuus alkaa ketteräksi. Ota kuppi teetä, rauhoitu ajatustesi äärelle ja mieti, minkä ketterän askeleen voisit jo tänään ottaa.

Muistathan kaiken ketteryyden ja aikatauluttamisen ohella, että aivoergonomian, palautumisen ja hyvinvoinnin kannalta jokaiseen päivään on tärkeää varata myös huokoista, tehtävätöntä ja palaveritonta aikaa! Huomaat kyllä eron niiden päivien välillä, joina tämä toteutuu ja niiden, jolloin puksutat tukka suorana tauotta palaverista tai tehtävästä toiseen.

Ajatteluaikaa, ajattelun ajatteluaikaa sekä ihan tyhjää pään tuuletusaikaa aivotyössä tarvitaan!

Tarinat

Kaikki tarinat

Apurahakokeilut